نظارت ، کنترل و ارزیابی(2)
کنترل Control
معنی لغوی کنترل
در فرهنگ انگلیسی به فارسی آریانپور واژه control چنین معنی شده است : کنترل کردن ، نظارت کردن ، تنظیم کردن ، بازرسی ، کنترل ، بازبینی ، کاربری . ( 23 ) همچنین در فرهنگ فارسی معین به معنی بازرسی و تفتیش آمده است . ( 21 )
تعریف کنترل
تعاریف متعددی از کنترل ارایه گردیده که در ذیل به‌طور مختصر به‌برخی از آن‌ها اشاره می‌گردد .
1 - کنترل یعنی بررسی این که همه چیز بر طبق قوانین و دستورهایی که قبلا تعیین‌شده بود، انجام می‌شود یا خیر .
2 - کنترل فرایند حصول از تحقق کارآمد اهداف سازمان است .
3 - کنترل عبارت است از توجه به‌نتایج کار ( بازخورد ) و پی گیری برای مقایسه فعالیت‌های انجام شده با برنامه‌ها و اعمال اصلاحات مقتضی در مواردی که ازانتظارات انحرافی صورت گرفته است .
4 - فراگرد کنترل ، میزان پیشرفت در جهت هدف‌ها را اندازه‌گیری می‌کند ومدیران را قادر می‌سازد انحراف از برنامه را به‌هنگام تشخیص دهند و اقدامات‌اصلاحی را به‌عمل آورند .
5 - کنترل ، تلاش منظمی در جهت رسیدن به‌اهداف استاندارد ، طراحی سیستم بازخورد اطلاعات ، مقایسه‌ی اجزای واقعی با استانداردهای از پیش تعیین شده وسرانجام ، تعیین انحرافات احتمالی و سنجش ارزش آن ها بر روند اجرایی است که‌حداکثر کارآیی را در بر می‌گیرد .
6 - نظارت و کنترل به‌معنی بازدید و مراقبت از طرز پیشرفت اجرای عملیات درمقایسه با وضع مطلوب و تغییر و تصحیح عملیات به‌منظور جلوگیری از انحراف ازتحقق اهداف سازمان آموزشی است .
7 - کنترل عبارت است از حصول اطمینان از اجرای درست برنامه‌ها . ( 5 )
8 – فایول کنترل را در معنای روش یا وسیله ای به کار می برد که صحت انجام امور را طبق طرح و نقشه مصوبه و تصمیمات متخذه ، احکام صادره و اصول مستقر بررسی نماید . فایول برای یک کنترل موثر در معنای فوق تحقق چهار شرط را لازم می پندارد .
اول این که کنترل با سرعت توام باشد ، دوم پی گیری گردد ، سوم این که ضمانت اجرا داشته باشد و بالاخره چهارم این که حاوی تدابیر و مقرراتی باشد که از تکرار انحرافات جلوگیری نماید . ( 6 )
9 – کنترل عبارت است از مطابقت مراحل مختلف عملیات با اهداف از پیش تعیین شده و حصول اطمینان از پیشرفت مطلوب امور می باشد . ( 7 )
10 - کنترل فعالیتی است که ضمن آن عملیات پیش بینی شده با عملیات انجام شده مقایسه می شوند و در صورت وجود اختلاف و انحراف بین آن چه باید باشد و آن چه هست به رفع و اصلاح آن ها اقدام شود .
11 - کنترل عبارت است از فعالیتی منظم که ضمن آن نتایج مورد انتظار در قالب استانداردهای انجام عملیات معین می شوند ، سیستم دریافت اطلاعات طراحی می گردد ، عملیات پیش بینی شده و انجام شده با هم مقایسه می گردند ، اختلافات و انحرافات مشاهده شده ارزیابی و میزان اهمیت آن ها مشخص می شوند ، و سرانجام اصلاحات لازم برای تحقق هدف ها و ماموریت های سازمان انجام می گیرند . ( 8 )
12 – کنترل فرآیندی است که مدیر از طریق آن ، تطابق عملیات انجام شده را با فعالیت های برنامه ریزی شده می سنجد . ( 9 )
13- کنترل به معنای حفظ و اصلاح موازینی که مظهر عملیات مطلوب است به کار رفته است ، این موازین ممکن است محسوس و یا نامحسوس ، مبهم یا مشخص باشد . ( 15 )
14- کنترل عبارت است از یک کوشش منظم در ایجاد ضوابط عملیاتی بر اساس اهداف برنامه ، جهت طراحی یک سیستم باز اطلاعاتی به منظور مقایسه عملیات انجام یافته با استانداردهای از پیش تعیین شده که در صورت وجود انحراف میزان آن مشخص شود و در نتیجه هر نوع اقدام انجام گیرد تا اطمینان حاصل گردد که منابع به موثرترین شکل در نیل به اهداف سازمان به کار گرفته شده است . ( 15 )
15- کنترل عبارت است از توجه به نتایج کار و پیگیری برای مقایسه فعالیت های انجام شده با برنامه ها و اعمال اصلاحات مقتضی در مواردی که از انتظارات ، انحرافی صورت گرفته است . ( 15 )
16 - کنترل تلاشی است منظم جهت رسیدن به اهداف استاندارد ، طراحی سیستم بازخورد اطلاعات ، مقایسه اجزای واقعی با استانداردهای از پیش تعیین شده ، تعیین انحرافات احتمالی و سنجش ارزش آن ها بر روند اجرایی که در بر گیرنده حداکثر کارایی است . (15 )
17 - وظیفه مدیریتی نظارت عبارت از سنجش و اصلاح عملکرد برای بدست آوردن این اطمینان است که هدف های سازمان و طرح های اجرایی آن با کامیابی به انجام رسیده است . نظارت وظیفه هر مدیر از ریاست عالی مؤسسه تا سرپرست و مدیران پایه است . ( 15 )
18- کنترل عبارت است از فعالیتی منظم که ضمن آن نتایج مورد انتظار در قالب استانداردهای انجام عملیات معین می شوند ، سیستم دریافت اطلاعات طراحی می گردد و عملیات پیش بینی شده و انجام شده با هم مقایسه می گردند ؛ اختلاف و انحرافات مشاهده شده ارزیابی و میزان اهمیت آن مشخص می شود و سرانجام اصلاحات لازم برای تحقق هدف ها و ماموریت های سازمان انجام می گیرد . ( 15 )
19- کنترل عبارت است از تصمیم گیرها و برنامه ها از زمان اجرای آن ها و اقدامات لازم برای جلوگیری از انحرافات عملیات نسبت به هدف های برنامه و تصحیح انحرافات احتمالی به وجود آمده . ( 15 )
20 - کنترل حصول اطمینان از این که هدف ها و مقاصد سازمان همه روزه جامه ی عمل به خود . ( 12 ) 21 - کنترل عبارت است از تعیین معیارهای عملکرد برای افراد ، اندازه گیری عملکرد و مقایسه آن با معیارها ، و اقدام برای تصحیح نقاط ضعف و پرداختن به مسائل موجود . ( 12 )
22- کنترل کردن وظیفه ی مدیریتی ارزیابی کوشش کارکنان و انجام اقدامات اصلاحی برای حصول اطمینان بیش تر از دست یابی به هدف های سازمان است . ( 12 )
23- عبارت است از ، مجموعه تلاشی منظم در جهت رسیدن به اهداف از پیش طراحی شده از طریق بازخور اطلاعات ، عملیات واقعی با استانداردهای از پیش تعیین شده و سرانجام تعیین انحرافات احتمالی و سپس تصحیح آن ها در راستای اهداف . ( 16 )
24- کنترل فرایندی است که عملکرد جاری را به منظور حصول اطمینان از این که منجر به وصول هدف های از پیش تعیین شده می شود ، اندازه گیری می کند . ( 16 )
25- کنترل به معنی بازگردانیدن سیستم به شکل درست و مطلوب آن از طریق کارهای تصحیح کننده که یک جریان عملیاتی و اجرایی می باشد . ( 16 )
26- کنترل تلاشی است منظم با توجه به هدف های از پیش تعیین شده ، استانداردهای عملکرد را مشخص می کند ، عملکرد واقعی را با معیارهای معین مقایسه می کند ، انحرافات و درجه اهمیت آن ها را تعیین کرده و اقدامات اصلاحی را در صورت لزوم معمول می دارد . ( 16 )
27- کنترل تلاش منظمی است در جهت رسیدن به اهداف استاندارد ، طراحی سیستم بازخورد اطلاعات ، مقایسه اجزای واقعی با استانداردهای از پیش تعیین شده و سرانجام تعیین انحرافات احتمالی و سنجش ارزش آن ها بر روند اجرایی که در بر گیرنده حداکثر کارایی است . ( 13 )
28- کنترل یعنی بررسی میزان تحقق اهداف برنامه در اجرا و بررسی دلایل عدم تحقق اهداف و انحرافات از برنامه . کنترل شامل مراحل ذیل می باشد : 1- برپایی استانداردها و حدود انتظارات 2- ارزیابی عملکرد جاری نسبت به استانداردها و یا حدود انتظارات و تعیین انحرافات 3- اصلاح انحرافات . ( 14 )
29- کنترل عبارت است از مقایسه عملیات پیش بینی شده با عملیات انجام شده در سازمان که در صورت وجود اختلاف ، نسبت به اصلاح آن ها اقدام می شود . یا این که کنترل تلاش منظمی است که همواره فعالیت های انجام شده در سازمان را با معیار یا استاندارد کار ( اهداف ) می سنجد . پس از سنجش می توان سه حالت را مشاهده کرد :
1 ) عملیات با اهداف و برنامه های پیش بینی شده برابر است که نشانگر فعالیت مطلوب سازمان است .
2 ) عملیات انجام شده کمتر از فعالیت هایی است که در اهداف و برنامه ها پیش بینی شده است که در این صورت لازم است انحرافات ارزش گذاری شده و نقاط ضعف عملیات معلوم و اصلاح شود .
3 ) عملیات انجام شده بیش از طرح و برنامه ها باشد که در این صورت لازم است پس از مطالعه عوامل توفیق ، نسبت به اصلاح برنامه ها و طرح های پیش بینی شده اقدام کنیم . ( 14 )
30 - کنترل را می توان فرایند بازبینی فعالیت ها برای کسب اطمینان از انجام فعالیت ها بر طبق برنامه دانست ، این فرایند شامل اصلاح کردن هر کاستی چشم گیر و انحرافی نیز می شود . ( 3 )
31 - کنترل و نظارت عبارت است از فعالیتی که ضمن آن نتایج مورد انتظار در قالب استاندادهای انجام عملیات معین می شوند ، سیستم دریافت اطلاعات طراحی می گردد ، عملیات پیش بینی شده و انجام شده با هم مقایسه می گردند ، اختلافات و انحرافات مشاهده شده و ارزیابی و میزان اهمیت آن ها مشخص می شوند ، و سرانجام اصلاحات لازم برای تحقق هدف ها و ماموریت های سازمان انجام می گیرند . ( 3 )
32 - کنترل و نظارت عبارت است از : ارزیابی تصمیم گیری ها و برنامه ها از زمان اجرای آن ها و اقدامات لازم برای جلوگیری از انحراف عملیات نسبت به هدف های برنامه و تصحیح انحرافات احتمالی به وجود آمده ( همان طور که در این تعریف ملاحظه می گردد ، ارزشیابی جزیی از نظارت و کنترل به حساب می آید . ) . ( 2 )
33 - فراگرد کنترل میزان پیشرفت در جهت هدف‌ها را اندازه‌گیری می‌کند و مدیران راقادر می‌سازد که انحراف از برنامه را به‌موقع تشخیص دهند و اقدامات اصلاحی یاتغییرات لازم را به‌عمل آورند .
همچنین ایشان فراگرد کنترل را شامل چهار مرحله می‌داند:
1 ) تعیین ملاک‌ها و روش‌های سنجش و اندازه‌گیری فعالیت‌ها
2 ) نظارت عملکرد و فعالیت‌ها و سنجش و اندازه‌گیری آن ها
3 ) مقایسه‌ی نتایج حاصله از سنجش عملکردها با ملاک‌ها و هدف‌های تعیین‌شده .
4 ) اقدام برای تصحیح عملکردها. ( 4 )
34 - کنترل مدیریت حصول اطمینان از اثربخشی و کارایی استفاده از نیروی انسانی است . ( 33 )
35- کنترل مدیریتی فرآیندی است جهت حصول اطمینان از اینکه فعالیت های انجام شده با فعالیت های برنامه ریزی شده مطابقت دارد . ( 34 )
36- کنترل مدیریتی تلاشی منظم است برای تعیین استانداردهای اجرای عملیات در جهت هدف های برنامه ریزی ، طراحی سیستم های بازخورد اطلاعات ، مقایسه ی عملیات اجرا شده با استانداردهای پیش بینی شده ، تعیین میزان انحرافات و سنجش اهمیت آن ها ، و اجرای هر اقدام ضروری برای اطمینان از این که با مؤثرترین ، و کارآمدترین شیوه از کلیه ی منابع موجود برای تحقق هدف های مشترک استفاده شده است . ( 34 )
37 – کنترل : کنترل فعالیت ها و عملکردها به گونه ای که در مسیر استاندارد و تحقق هدف های سازمان باشد . ( 36 )
ارزیابی Evaluation
معنی لغوی ارزیابی
هر چند که دو واژه ( ارزیابی و ارزشیابی ) در عمل به طور مترادف مورد استفاده قرار می گیرند ، ولی باید توجه داشت که واژه ارزشیابی از نظر واژه شناسی تعریف نشده است . در صورتی که ، واژه ارزیابی معادل « بررسی کردن ارزش چیزی » تعریف شده است ( فرهنگ معین ) . از این رو ، ترجمه ی ارزیابی در برابر واژه انگلیسی evaluation قرار داده شده است . ( 22 ) همچنین در فرهنگ انگلیسی به فارسی آریانپور واژه های evaluate و evaluation معنی شده اند به : ارزیابی کردن ، تقویم کردن ، قیمت کردن ، سنجیدن ، شماره یا عدد چیزی را معین کردن و ارزیابی و سنجش . ( 23 )
تعریف ارزیابی
1- ارزیابی عملکردفرایندی است که درآن مدیران وسرپرستان رفتار کارکنان را مشاهده و بررسی می‌کنند تا بتوانند بازخوردهای لازم را دربارة نقاط قوت و ضعف رفتارشان به آن ها ارائه کنند . ( 18 )
2- ارزیابی عملکرد عبارتست از تعیین درجه کفایت و لیاقت کارکنان از لحاظ انجام وظایف محوله و قبول مسئولیت ها در سازمان که این ارزیابی باید به طور عینی و منظم انجام پذیرد . ( 18 )
3- ارزیابی عملکرد « یعنی سنجش نسبی عملکرد انسانی در رابطه با نحوة انجام کار مشخص در یک دوره زمانی معین درمقایسه با استاندارد انجام کار و همچنین تعیین استعداد و ظرفیت های بالقوه فرد به منظور برنامه ریزی در جهت به فعلیت در آوردن آن ها » . ( 18 )
4 - ارزیابی عملکرد عبارت است از یک سیستم بازخور که دربرگیرنده ارزیابی مستقیم عملکرد اشخاص یا سازمان هامی باشد . ( 25 )
5- ارزیابی عملکرد ، به مجموعه اقدامات و فعالیت هایی اطلاق می‌گردد که به منظور افزایش سطح استفاده بهینه از امکانات و منابع در جهت دستیابی به هدف ها و شیوه‌ای اقتصادی توام با کارایی و اثر بخشی صورت می‌گیرد .
6- ارزیابی عملکرد به مجموعه اقدامات و اطلاعاتی اطلاق می گردد که به منظو افزایش سطح استفاده بهینه از امکانات و منابع در جهت دست یابی به هدف ها به شیوه ای اقتصادی توآم با کارایی و اثر بخشی صورت می‌گیرد . به طور کلی نظام ارزیابی عملکرد را می توان فرایند سنجش و اندازه گیری و مقایسه میزان و نحوه دستیابی به وضعیت مطلوب دانست ، صاحب نظران مدیریت اندازه گیری عملکرد در بخش های دولتی را چنین تعریف کرده‌اند:
اندازه گیری عملکرد تلاشی است نظامند برای دانستن این که خدمات دولتی تا چه حد جواب گوی نیازهای مردم بوده و توانایی دولت در برآورده نمودن آن تا چه اندازه است.
اندازه گیری عملکرد تلاشی ضروری برای پاسخ گویی به سوالاتی در مورد بهبود بهره ورری در قالب عباراتی نظیر کارایی، اثر بخشی و قابلیت پاسخ گویی می‌باشد.
اندازه گیری عملکرد دولت روشی است جهت تعیین این که آیا خدمات با کیفیت و یا با هزینه‌ای مناسب به جامعه ارایه می‌شود یا خیر.
7- ارزیابی عملکرد عبارت است از فرایند سنجش و اندازه گیری عملکرد در دستگاه های اجرایی در چارچوب اصول و مفاهیم علمی مدیریت برای تحقق اهداف و وظایف سازمانی در قالب برنامه‌های اجرایی .
با توجه به تعاریف فوق و اهداف ما از این ارزیابی عملکرد دستگاه های اجرایی، می توان تعریفی به شرح زیر ارایه نمود:
هدف از ارزیابی عملکرد عبارت است از: سنجش، ارزش گذاری و قضاوت در خصوص عملکرد دستگاه های اجرایی کشور بر اساس قوانین و مقررات مصوب ، رویکرد معیارهای اثربخش ، کارایی، اقتصادی و اخلاقی به منظور ارتقاء کیفیت خدمات دولتی. ( 26 )
8- سیستمی است که ارزشیابی و بازبینی دوره ای ازنحوه ی انجام کار افراد در سازمان را صورت می دهد . ( 11 )
9- فرآیندی است که به طور نظام دار به تشریح توانایی ها و ضعف های کارکنان با توجه به شغل آن ها در فواصل معین می پردازد . ( 11 )
10 - ارزشیابی فرآیند جمع آوری و تفسیر نظام دار شواهدی است که در نهایت به قضاوت ارزشی با چشم داشت به اقدامی معین بیانجامد . ( 27 )
11- سنجش ارزش نسبی پدیده ها با استفاده از معیارهای معین . ( 28 )
12 – ارزشیابی عبارت است از روشی که به وسیله آن میزان نزدیکی به هدف مورد نظر سنجیده می شود و درک این مساله از طریق مقایسه وضع فعلی با هدف نهایی روشن می گردد . به عبارت دیگر ارزشیابی ، مقایسه ای است بین آن چه وجود دارد و آن چه کمال مطلوب است ؛ از نظر کلی ارزشیابی را می توان سنجش کمی و کیفی رشد و یا تغییری دانست که در موضوع مورد نظر به وجود آمده است و منظور از این سنجش کسب اطمینان و ایجاد انگیزه لازم برای اجرا و یا ادامه برنامه است . ( 29 )
13 – ارزشیابی فرآیندی است که در آن ، سطوح تصمیم مورد نظر تعیین می شود ، اطلاعات مناسب برگزیده ، جمع آوری ، و تجزیه و تحلیل می گردد تا گزارشی تهیه شود که بر اساس آن تصمیم گیران بتوانند تصمیمات مناسب و مقتضی اتخاذ نمایند . ( 30 )
14 – ارزشیابی فرآیند منظمی است که در طی آن در باره ارزش ، مطلوبیت ، موثر بودن ، یا کفایت چیزی طبق ملاک ها و مقاصد معینی قضاوت و داوری می شود . این داوری مبتنی بر مقایسه دقیق داده های عینی با استانداردهای انتخابی است . تعریف دقیق آن چه باید ارزشیابی شود ، دقیق بودن هدف ها ، تعیین ملاک های ویژه ، مشاهده و اندازه گیری دقیق ، و نتیجه گیری منطقی از جمله ویژگی های عمده ارزشیابی دقیق به شمار می روند . ( 30 )
15 – ارزشیابی کنترل کیفی فرایندها و نتایج یک برنامه آموزشی است . ( 30 )
16 – ارزشیابی عبارت است از فرایند تعیین کردن ، به دست آوردن ، و فراهم ساختن اطلاعات توصیفی و قضاوتی در مورد ارزش و مطلوبیت هدف ها ، طرح ، اجرا و نتایج به منظور هدایت تصمیم گیری ، خدمت به نیازهای پاسخ گویی و درک بیش تر از پدیده های مورد بررسی . ( 31 )
17 – ارزشیابی عبارت از یک سلسله اقدامات رسمی به منظور بررسی عملکرد کارمندان در فاصله زمانی معین است که شامل تمامی رفتارهای فرد در ارتباط با کارکرد او در آن دوره زمانی می شود . ( 35 )
18 – ارزشیابی عبارت است از سنجش و اندازه گیری کار و نتیجه به دست آمده از کار با مقیاس و شاخصی که به توان کمیت و کیفیت مورد نظر را با دقت به گونه ای عینی و دور از داوری های شخصی و ملاک های مبهم اندازه گیری کرد . ( 35 )
19 – ارزشیابی و پاداش به معنی فرآیند مقایسه نتایج حاصله در پایان یک دوره معین با اهداف از پیش تعیین شده به منظور تعیین میزان پیشرفت ، تغییر و تجدید نظر در برنامه ها و دادن جزای مناسب با حسن و یا سوء اجرای عمل و نتایج حاصله می باشد . ( 35 )
20 - ارزیابی : داوری و قضاوت ارزشی و تخمین قیمت و ارزش کمی و کیفی چیزها و درجه بندی به وسیله ملاک و معیار معین . ( 36 )
