اصطلاحات اداری
ابلاغ : نوع رساندن و کیفیت ارسال احکام و فرمان ها و دستورات و وصول آن از سوی گیرنده است . در اصطلاح حقوقی به رساندن اوراق قضایی به وسیله ی مامور مخصوص یا اشخاص دیگری که در حکم یا ورقه قید شده باشد. درامور قضایی ابلاغ جز مراحل دادرسی است .
ابلاغ، در لغت به معنای رساندن است؛ رساندن نامه یا پیامی‌به کسی یا کسانی، اما در اصطلاح اداری و قضایی کاربردهای مختلفی دارد. در اصطلاح اداری، حکمی‌است که از مقام بالا به مقام پایین‌‌تر، به‌منظور انتصاب، مأموریت و غیره نوشته میشود. در اصطلاح قضایی و حقوقی عبارت است از : ”تسلیم رونوشت حکم غیابی به محکوم علیه غایب یا قائم مقام قانونی او” (فرهنگ معین).
ابلاغ گاه به‌صورت ”ابلاغیه” نیز به‌کار میرود که نادرست است، چون در فارسی تک واژه مؤنث نداریم. کلمة ابلاغ، گاه در نامهها و به‌ویژه در پایان‌نامه‌ها، به معنای اعلام و رساندن، در عبارت‌هایی همچون : ”ابلاغ فرمایید” ، ”امر به ابلاغ فرمایید” نیز به‌کار میرود.
ابلاغ نامه : در اصطلاح قضایی دو برگ مخصوص است که با اوراق دادخواست و پیوست های آن به طرف دعوی ابلاغ می شود و یک برگ آن بازگردانده و در پرونده ضبط می شود
ابلاغیه : به هر ورقه ای که از سوی مقامی ذی صلاح صادر شود و مطلبی را ابلاغ کند ابلاغیه می گویند .
اجاره نامه : عقدی است که به موجب آن مستاجر مالک منافع عین مستاجره می شود
احضار نامه : ورقه ای که در آن دادگاه یا قاضی به حضور کسی اعم از متهم یا مطلع یا گواه به دادگاه و مراجع قضایی کرده باشد
اخطار : یادآوری رسمی یک یا چند مطلب در حدودمقررات جاری است
ارزشیابی : ارزشیابی واحدی است در اداره که مسئولیت کنترل ، نظارت و رسیدگی به چگونگی کار وضعیت کارکنان و شکایت های رسیده به آن اداره را بر عهده دارد . گاه به جای ارزشیابی، ارزیابی به‌کار میرود که به‌این معنا درست نیست.
ارجاع : عبارت از سپردن نامه به یکی از مرتبطان نامه است .
اسـاس‌نـامـه : قانونی است که برای ادارة هر انجمن، مجلس یا سازمانی اجتماعی، سیاسی و فرهنگی تنظیم میشود، یا مجموعة مواد یا ویژگی‌هایی است که برای تشکیل شرکت، حزب یا انجمنی تنظیم میشود.
استناد : این کلمه عربی و مصدر لازم و در لغت به معنی پشت دادن ، پشت نهادن به سوی چیزی ، توجه وتکیه دادن به موضوعی است و در اصطلاح اداری تکیه بر مدارک و نامه ها و مکاتبات قبلی است . هنگام توجه دادن مخاطب به پشتوانه قانونی و اداری نامه ای ، از این لفظ استفاده می شود و قانون و مقررات مورد استناد را مستند نامه می گویند
اسناد جاری : اسنادی چون سفته ، چک ، برات و سهام که قابل خرید و فروش و جنبه ی تجاری دارند سند تجاری محسوب می شوند
اسناد غیر جاری : اسنادی چون قول نامه ،وکالت نامه ، رهن ، اجازه ، صلح که قابل خرید و فروش نیستند غیر تجاری هستند
اسناد رسمی : تمامی اسناد تجاری و غیر تجاری مشروط بر این که درادارت ثبت اسناد و املاک یا در دفاتر اسناد رسمی ثبت شده باشند ، اسناد رسمی تلقی می شوند
اسناد رسمی حقوقی : هر یک از اسناد در صورت ثبت در دفتر اسناد رسمی و درستی تاریخ امضا و تایید آنها اسناد رسمی و حقوقی محسوب می شوند
اسناد عادی : هر یک از اسناد چون قول نامه ، وکالت نامه و ... وقتی در دفاتر اسناد رسمی ثبت نشوند عادی تلقی می شود
اطلاعیه : خبر یاپیامی است که ازطریق وسایل ارتباط جمعی برای آگاهی دیگران از کاری توزیع و پخش می شود
اعـلام : اعلام، به معنای ”آگاهانیدن” و ”آگاه کردن” و ”شناساندن” است و با افعال ”می‌دارد” و ”می‌نماید” و ”می‌کند” و ”میشود” و ”می‌گردد” به‌کار میرود. ”اعلام نظر” هم زمانی به‌کار میرود که فرستنده برای اجرای کار، نیاز به نظر مشورتی شخص ثانوی دارد و با ذکر آن از مخاطب یا مقام بالاتر نظرخواهی می‌کند.
اقدام مقتضی یا اقدام لازم : مجموعه کارهایی که در مورد خاص لازم و قانونی وضروری و درحیطه اختیارات است
پـی نـوشـت : از دو جزء ”پی” (اسم) و ”نوشت” (فعل ماضی سادة سوم شخص) ساخته شده است. یعنی صفت مفعولی مرکب مرخم (کوتاه شده) است که به معنای ”پایین نوشته شده” ، یعنی مطلبی که در پایین نامه نوشته شده به کار میرود.
تلـفنگرام : واژه‌ای فرانسوی است و به معنای ”مخابره” یا اعلام خبر است که به منظور تسریع در کار به وسیلة تلفن بیان میشود تا گیرنده آن را بنویسد. در زمان حاضر دستگاه ”دورنگار” (فاکس) کاربرد ”تلفنگرام” را محدود کرده است.
دورنـگار (فاکس) : دورنگار معادلی است که فرهنگستان زبان و ادب فارسی برای واژة فاکس اروپایی تصویب و پیشنهاد کرده است. دو معادل دیگر این واژه ”نمابر” و ”دورنویس” است. دورنگار دستگاهی است که تصویر هرگونه نوشته و نقشی را با داشتن رمز طرف مقابل برای دستگاه مشابه خود می‌فرستد.
عطـف (بازگشت) : عطف، واژه‌ای عربی و مصدر لازم به معنای مایل شدن به چیزی و برگشتگی و بازگشت است. معادل فارسی آن ”بازگشت” یا ”در بازگشت” است. در اصطلاح اداری، هرگاه نامه‌ای از طرف اداره‌ای رسیده باشد و ما بخواهیم به آن پاسخ دهیم یا استناد کنیم یا توجه مخاطب را به آن جلب کنیم، می‌نویسیم : ”عطف به نامة شمارة تاریخ که می‌توان به جای کلمة ”عطف” (عربی) ”بازگشت” (فارسی) نگاشت، که پیش تر هم اشاره کردیم.
مـتـبـوع : واژه‌ای عربی و اسم مفعول و به معنای ”پیروی شده” یا ”تبعیت شده و اطاعت شده” در برابر ”تابع” است که همراه کلمه هایی چون : اداره، وزارت، دولت، کشور و ریاست به کار میرود، نظیر : ادارة متبوع، وزارت متبوع، کشور متبوع، ریاست متبوع و غیره . بدیهی است املای این کلمه نباید با واژة ”مطبوع” (دلپسند) اشتباه شود.
مـدیـریـت : در برخی سازمانها و مؤسسات، واحدهای اداری گوناگونی. مسؤولیت حوزه‌ای مشخص را با شماری کارمند و زیر نظر رئیس یا مسؤول آن مؤسسه بر عهده دارند که‌این واحدها را مدیریت و مسؤول آنها را مدیر می‌نامند.
نباید فراموش کرد که کلمات : ”مدیریت” ، ”معاونت” ، ”ریاست” ، ”فرماندهی” و نظایر آن مصدر است و نباید آنها را برای اسم ذات (شخص) به کار برد
اندیـکاتور (نامه‌نـما) : خوشبختانه برای این کلمة فرانسوی، فرهنگستان زبان و ادب فارسی اخیراً ”نامهنما” را ساخته است، گرچه در نظر اول معنای جامعی ندارد. در اصطلاح اداری، اندیکاتور یا نامهنما دفتری است که تاریخ و شماره و خلاصة نامههای وارد و صادر در آن ثبت و شمارة ترتیب دفتر به روی نامهها زده میشود.
ایـفاد : ایفاد از باب افعال است و از ”وفد” به معنای ”به رسولی آمدن نزد کسی” گرفته شده است. ”افاده” هم از این خانواده است. ”وافد” اسم فاعل آن و به معنای ”اینده” و ”به رسولی رونده” است. ایفاد در لغت به معنای فرستادن و روانه کردن است.
ایندکـس (نمـایه) : خوشبختانه برای واژة ایندکس نیز فرهنگستان واژة ”نمایه” را ساخته است. این واژه انگلیسی است و معنای شاخص و فهرست را نیز می‌دهد. در تداول اداری ”اندکس” تلفظ میشود. و نیز دفتر راهنمایی است که نامههای ثبت شده در دفتر ”نامهنما” براساس شماره‌های خاص در آن شماره‌گذاری میشود و جست‌وجوی نامه از طریق آن به سهولت صورت می‌گیرد.
بازرسی : بازرسی رسیدگی به وضعیت سازمان هاست که یا از طرف سازمان بازرسی کل کشور انجام می گیرد و یا در صورت نیاز از طرف خود سازمان یک یاچند نفر به صورتی از پیش تعیین شده یابه شکل سرزده و بی خبر به امور مربوط به آن سازمان یاشکایت های مطرح شده درباره کارکنان آن سازمان می پردازد
بـایـگانـی : بایگانی از واژه‌های مصوب فرهنگستان سابق است (به‌جای آرشیو) و بهمعنای مکانی است که در آنجا نامهها و اسناد دولتی یا خصوصی را نگهداری می‌کنند تا در موقع نیاز به آسانی بتوان به آنها دسترس پیدا کرد. البته اخیراً رایانه در بسیاری مواقع پاسخگوست و نیازی به مراجعه به بایگانی و ملاحظة اصل نامه احساس نمی‌شود.
بخش نامه : حکم یا دستوری است که از سوی مقامات بالاتر مدیریتی در وزارت خانه ها ، موسسه ها در نسخه های متعدد برای آگاهی همه یا قسمتی از کارکنان باتعیین نوع و چگونگی انجام دستوراتی معین تهیه و ارسال می شود
بخش نامه و یا دستور العمل به دستوراتی گفته می شود که وزیران (رؤسای دستگاهها) خطاب به همکاران قلمرو مأموریت خود، درمقام تفسیر و بیان شیوه اجرای قوانین و مقررات و یا به منظور حسن اجراء و تنظیم امور داخلی صادر می نمایند.
دستورالعمل نوشته ای است که چگونگی انجام کار و وظیفه رده های پایین تر را در انجام ماموریت های اداری بیان می کند . دستورالعمل بررسی جزئیات مسئولیت ها و راه انجام دادن آنهاست . دستور العمل درحقیقت دستور و شیوه انجام دادن آیین نامه ها و مقررات اداری است
بخشنامه که به آن متحدالمال می گویند یعنی تعلیم و تعلیمات کلی و یکنواخت به صورت مکتوب ، که از طرف مقام اداری به مرئوسین برای ارشاد به مدلول و طرز تطبیق قانون یا ایین نامه داده می شود و نباید مخالف قانون یا آیین نامه باشد و اگر مخالف صریح قانون نباشد از سوی مرئوس لازم الاتباع است .(دستورالعمل : توسط شوراها و کمیسیون ها وضع می شود ، تعیین ضوابط اجرایی برای واحدها است برای ارائه اطلاعات فنی و عملی) .
دستـورالعمل : نوشتهای است که چگونگی اجرای کار و وظیفة رده های پایین تر را در ادای وظایف اداری و مأموریت ها بیان می‌کند. دستورالعمل، بررسی جزئیات و مسؤولیت ها و طریق اجرای آنهاست. دستورالعمل در حقیقت، دستور و شیوة چگونگی اجرا کردن آیین نامهها و مقررات اداری است. ناگفته نماند که ترکیب ”دستور” (فارسی) با ”عمل” (عربی) درست نیست، لکن این ترکیب سال هاست به کار میرود و دیگر نمی‌توان آن را از زبان فارسی بیرون راند. فارسی این کلمه ”دستور کار” است که به لحاظ معنا ، جامع نیست.
آیین نامه : آییـن‌نـامـه مجموعة مقرراتی است که هر مؤسسه اعم از عمومی یا خصوصی به‌منظور تنظیم امور مؤسسة خود تهیه و تدوین می‌کند. همچون آیین‌نامه‌های مؤسسات دولتی، انجمن‌های محلی، احزاب، شرکت‌ها، آموزشگاه‌ها و جز آن.
آیین نامه ها سه نوع اند. اعتبار آیین
نامه منوط است به اینکه اولا مغایر قانون عادی نباشد ثانیا تکالیف جدیدی برای مردم ایجاد نکند
الف)
آیین نامه های اجرایی : مقرراتی هستند که به حکم صریح یا ضمنی قانونگذار برای تکمیل قانون وضع
می شوند . به علت عدم استقلال ذاتی آنها به آنها آیین نامه های غیر مستقل نیز می گویند.
ب)
آیین نامه جایگزین قانون یا آیین نامه های تفویضی: مقرراتی که با اذن صریح قانونگذار توسط قوه مجریه
تدوین می شوند اما ماهیتا با قانون فرقی ندارند.
ج)
آیین نامه مستقل : مقامات اجرایی به موجب اصل 138 می توانند در حدود
اختیاراتشان اقدام به وضع آیین نامه نمایند. این نوع
آیین نامه ها مستقل از قانون برای انتظام روابط افراد به کار می روند بسیار متنوعند مانند آیین
نامه های انتخاباتی ، شهرداری ، امور مالی ، استخدامی ..... . مقامات واضع آن هیات
وزیران ، وزیر ، استاندار ، فرماندار ... می باشند. و به صورت ذیل تقسیم بندی می شوند
آیین نامه های مستقل سازمان دهنده خدمات عمومی ، آیین نامه های مستقل انتظامی ، آیین
نامه های مستقل ضرورت (در شرایط اضطراری تصویب می شوند) تصویب نامه : مقرراتی است که مراجع و
مقامات دولتی در حدود صلاحیت در امور معین و مشخص وضع می نمایند در اموری غیر از امور مورد نظر
قانونگذار . مجوز حقوقی دولت در وضع تصویب نامه ناشی از مسئولیت است .تصویب نامه محتوی امری معین و محدود
است به صورت متن واحد تدوین می شود ولی آیین نامه مشتمل بر قواعد عام و کلی متعدد و
مرتبط است.
مصوبه
:
تصمیمات شوراها ، هیات ها و کمیسیون ها است به مفهوم اخص کلمه . ابلاغیه یا ابلاغ وزارتی یعنی هدایت
ادارات در اختیار و تکلیف وزیر است اگر به مورد خاص باشد دستور وزیر را ابلاغ وزارتی
گویند و اگر به طور کلی باشد بخشنامه وزارتی گویند.
”مصوب” است که البته ”مصوبه” به پیروی از اسم مؤنث عربی در فارسی آمده و کاربرد آن به لحاظ آنکه در فارسی تک واژ مؤنث نداریم، نادرست است ولی به سبب کاربرد مکرر آن نمی‌توان آن را نادرست انگاشت ولاجرم باید آن را پذیرفت. این کلمه هنگامی‌به کار میرود که می‌خواهند مطلبی را به‌صورت قانونی و لازم الاجرا درآورند و می‌گویند : ”به تصویب رسیده” یا ”تصویب شده” است.
به بیان دیگر ؛ مصوبه، اسم مفعول و مؤنث مصوب است و در اصطلاح هرگونه قانون یا مطلبی را که در مجلس یا شورایی لازم الاجرا تشخیص می‌دهند و ابلاغ می‌کنند، مصوبه می‌نامند. برای این اصطلاح، صورت جمع، یعنی ”مصوبات” هم می‌گویند. اشاره کردیم که در فارسی تک واژ مؤنث نداریم لکن این کلمه در فارسی جا افتاده و چاره‌ای جز پذیرفتن آن نیست.
تـصویـب : مصدر متعدی عربی و به معنای ”صواب شمردن” ، ”راست و درست دانستن” ، ”به درستی خبری حکم کردن” است. این واژه نیز، هم خانواده با ”مصوب” و
و مصوبه است و هنگامی به کار میرود که می خواهند مطلبی را به صورت قانونی ولازم الاجرا درآورند و دراین مورد از عبارت هایی مانندفلان مطلب تصویب شد ، به تصویب رسید استفاده می شود
پـاسـخ : پاسخ یا در پاسخ، اصطلاحی است نزد یک به ”عطف” (عربی) یا ”بازگشت” (فارسی)، که هنگام جواب دادن به نامة اداری یا شخصی به کار میرود. البته ”عطف” ، گاه، توجه دادن مخاطب به نامه‌ای است و ممکن است معنای ”بازگشت” یا ”پاسخ” را دربر نداشته باشد. برخی اوقات به جای کلمة ”پاسخ” (فارسی) ، ”در جواب” هم نوشته میشود.
پـیـرو : این کلمه از دو جزء ”پی” (اسم) و ”رو” (بن مضارع) ساخته شده و صفت فاعلی مرکب مرخم به معنای ”به دنبال رونده” است. وقتی نامه یا نامه‌هایی به جایی فرستاده میشود و پاسخ دریافت می‌گردد، در نامه یا نامههای بعدی از لفظ ”پیرو” استفاده می‌کنند. مثلاً می‌نویسند : پیرو نامة شمارة 4287 تاریخ 12 بهمن 80 به اطلاع یا به استحضار می‌رساند :
یا : پیرو نامههای شمارة 21756 و 97142 ، به تاریخ 25 بهمن و 30 اسفند 80 به اطلاع می‌رساند :
پی نوشت : از دو جز پی و نوشت تشکیل شده است و به معنای پایین نوشته یعنی مطلبی که در پایین نامه و کاغذ می نویسند می باشد .
پیوست : واژه ای فارسی و به مفهوم پیوستن و الحاق نمودن مطلبی به نامه است . مترادف آن واژه های عربی ضمیمه و منضم و به انضمام می باشند . می نویسند به پیوست تقدیم یاارسال می دارد . منضم به .... است . بهتر است از به کار بردن مترادف های عربی آن خودداری شود. لکن برخی کاربرد آن را غلط می‌دانند، زیرا این کلمه مصدر مرخم و به مفهوم ”پیوستن” و ”الحاق نمودن” (مصدر ساده و مرکب) است و بهتر است آن را به جای ضمیمه به کار نبریم. مترادف این واژه، ”ضمیمه” ، ”منظم” و ”به انضمام” عربی است. برخی از کلمة ”به همراه” استفاده می‌کنند.
تشـکیـلات : به مجموعه‌ای هماهنگ و موزون که سلسله مراتب، هدف و وظایف و ارتباطات معینی دارا باشد، تشکیلات گفته میشود.
تلـفنگرام : واژه‌ای فرانسوی است و به معنای ”مخابره” یا اعلام خبر است که به منظور تسریع در کار به وسیلة تلفن بیان میشود تا گیرنده آن را بنویسد. در زمان حاضر دستگاه ”دورنگار” (فاکس) کاربرد ”تلفنگرام” را محدود کرده است.
دورنـگار (فاکس) : دورنگار معادلی است که فرهنگستان زبان و ادب فارسی برای واژة فاکس اروپایی تصویب و پیشنهاد کرده است. دو معادل دیگر این واژه ”نمابر” و ”دورنویس” است. دورنگار دستگاهی است که تصویر هرگونه نوشته و نقشی را با داشتن رمز طرف مقابل برای دستگاه مشابه خود می‌فرستد.
تلکس : واژه ای فرانسوی و نام دستگاهی است که به وسیله آن پیام نوشتاری به صورت مستقیم بین دو مشترک مبادله می شود یا به پیامی گفته می شود که از طریق دستگاه تلکس مخابره می کنند
تلگراف : واژه ای فرانسوی است و نام دستگاهی است که به وسیله ی آن پیامی را از راه دور مخابره می کند و آن مرکب است از دستگاه فرستنده و دستگاه گیرنده و سیم های رابط .
تلگرافی : این ترکیب، صفت نسبی و منسوب به تلگراف است که از واژة فرانسوی تلگراف و حرف ”ی” فارسی ساخته شده است. در اصطلاح به مفهوم ”شیوه تلگراف یا وسیلة تلگراف” است و بیشتر وقتی به کار میرود که کوتاه کردن صحبت یا سرعت در عمل مورد نظر باشد.
تلگرام : واژه ای فرانسوی است و به مفهوم مطلب یا پیامی اس که به وسیله دستگاه تلگراف مخابره می شود
جلسه : نشست های مسئولان اداره یا صاحب نظران در زمان و مکان معین برای حل موضوع خاص اداری یا تصمیم گیری های مقتضی
حسـابـداری : دایرة رسیدگی به دخل و خرج های هر سازمان را که زیر نظر حسابدار و به کمک یک یا چند تن دیگر، اداره میشود، حسابداری می‌گویند. مسؤولیت رسیدگی به کلیة حسابهای مالی هر اداره بر عهدة ”ذی حساب کل” آن اداره است.
حکم : دستور کتبی مقامات صلاحیت دار وزارت خانه ها و موسسات دولتی درحدود قوانین ومقررات مربوطه است که به موجب آن اموری چون دستور انجام کاری یا فسخ آن ، امتیاز، کیفیت انجام ماموریت ، انتصاب به وی محول می شود
حکم کارگزینی : حکمی که از سوی کارگزینی هر اداره یا سازمان صادر شده و وضعیت اداری و استخدامی و رتبه و ترفیعات و میزان حقوق و مزایای فرد را در قالب فرم هایی به دارنده حکم ابلاغ می کند
دایـره : جزیی از بخش به شمار میرود که زیرنظر مستقیم مسؤول بخش، وظایف تعیین شده را انجام می‌دهد.
دبیـرخـانه : دبیرخانه، واحد اداری مشخصی است که ادارة امور دفتری را براساس روشهای تدوین شده برعهده دارد. وظیفة مهم دبیرخانه، نظارت برنامه‌های رسیده و ثبت و توزیع نامههای وارد یا صادر شده است. دبیرخانه ممکن است به روش ”متمرکز” ، ”غیرمتمرکز” یا ”نیمه متمرکز” اداره شود.
دستور : جمله کوتاهی که معمولاً مدیران در پای نامه ها یا هامش نامه ها و دستور اقدام ، انجام ، منع و ... کاری را می دهند
دستور جلسه : تصمیماتی است که درجلسه برروی آنها بحث و بررسی و مذاکره و تصمیم گیری می شود
ذی حسـاب : ارجح ترین فرد در رسیدگی به حساب و کتاب پولی و هزینه های هر مؤسسه را ”ذی حساب” و حوزة مربوط به وی را ”ذی حسابی” می‌گویند.
ذی ربط : واحدهای مرتبط
راهکار : برنامه و ارائه طریقی را که به منظور حل و فصل کاری پیشنهاد می شود ، راهکار نامیده می شود .
رده : واژه فارسی و به معنی دسته و طبقه است و دراصطلاح اداری به سطحی از سطوح تشکیلاتی یک مجموعه می گویند که انجام وظایف و ماموریت های کلی را تا حد تعیین شده به عهده دارد
رونوشت : نسخه های مکرر یک نامه اداری که به دلیل پیگیری یااطلاع ، به واحدهای دیگر فرستاده می شود
رئیس : فردی را که مسؤولیت مستقیم هماهنگ سازی مسؤولان و سیاست های هر سازمان و مؤسسه را با حکم مقام برتر بر عهده دارد، رئیس اداره یا سازمان می‌گویند. البته در برخی موارد وظایف رئیس فراتر از عرف است. مثلاً رئیس سازمان صدا و سیما را که مقام معظم رهبری تعیین می‌کند، نمی‌توان با رئیس فلان اداره قیاس کرد. در این قبیل موارد رئیس تا حد وزیر شناخته میشود. نوشتن کلمة ”رییس” نادرست است، چراکه اولاً ”رئیس” عربی است و طبق قاعده چنانچه پیش از همزه حرف مفتوح و پس از آن ”ای” کشیده باشد، همزه روی پایة خود ثابت می‌ماند. ثانیاً همزه در کلمة ”رئیس” در ریشة کلمه است و تبدیل به ”یا” نمی‌شود.
سرپـرسـت : مسؤول موقت هر سازمان را در زمانی که رئیس آن مؤسسه انتخاب نشده است، سرپرست می‌گویند. البته به مسؤولان ثابت برخی مؤسسات نیز سرپرست ( مدیر سطح عملیاتی) گفته میشود. همچنین به مسؤولی که شرایط احراز پستی نداشته باشد نیز سرپرست گفته می شود.
سند : طبق ماده 1384 قانون مدنی هر نوشته ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد . سنـد هر مطلب و نوشته و مدرکی که بتوان به آن اعتماد و استناد کرد، به‌ویژه نوشتهای که از پشتوانة قانونی و اجرایی برخوردار است، سند می‌گویند. سند را به سند عادی و رسمی‌می‌توان تقسیم کرد. نوشتهای که در مرجعی ذی صلاح تنظیم نشده باشد، ”سند عادی” و نوشتهای را که در مرجعی صلاحیت دار تنظیم شده باشد، ”سند رسمی” می‌گویند.
در تعریفی دیگر : اسنادی را که درخور طبقه بندی و حفاظت باشد، اسناد رسمی‌می‌نامند. قبلاً اشاره کردیم که قانون مدنی کشور در مادة 1284 خود سند را این گونه تعریف کرده است : ”سند عبارت است از هر نوشتهای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد. ”
که البته‌این ماده قانون در زمانی به تصویب رسید که نوار و فیلم و سایر موارد سند، تلقی نمی‌شده است. چه بسا امروزه مدارکی نظیر ارائة فیلم و نوار به دادگاه سند تلقی شود و درخور نفی یا اثبات باشد.
شخص حقوقی : مجموعه افراد یک انجمن ، حزب ، شرکت و موسسه که حقوق و تکالیف وی از طریق دولت طبق مقررات خاص شناخته می شود
شخص حقیقی : شایستگی افراد برای برخورداری از حقوق و تکالیف معین خود و اجرا و اعمال آنها
شـرح وظـایـف : تعیین و تبیین حدو وظایف، اختیارات و مسؤولیتهای هر جزو اداری را با توجه به اهداف هر مجموعه که در قالب ضوابط و مقررات و قوانین مربوط باشد، شرح وظایف می‌نامند.
صورت جلسه : ثبت تمامی محتوای جلسات مدیران ، صاحب نظران در برگه های مخصوص وبایگانی و نگاهداری آنها
ضابطه : چهارچوب و مقررات و حدود تعیین شده برای امور مختلف یک سازمان را که توسط مراجع ذی صلاح در نظر گرفته شده است ضابطه یا ضوابط اداری می نامند
طرح : هرگونه پیشنهاد برای پیاده شدن برنامه و یا رفع مشکلی را طرح می گویند در طح باید به عملی بودن و مقرون به صرفه بودن توجه داشت
عطـف (بازگشت) : عطف، واژه‌ای عربی و مصدر لازم به معنای مایل شدن به چیزی و برگشتگی و بازگشت است. معادل فارسی آن ”بازگشت” یا ”در بازگشت” است. در اصطلاح اداری، هرگاه نامه‌ای از طرف اداره‌ای رسیده باشد و ما بخواهیم به آن پاسخ دهیم یا استناد کنیم یا توجه مخاطب را به آن جلب کنیم، می‌نویسیم : ”عطف به نامة شمارة …… تاریخ …… که می‌توان به جای کلمة ”عطف” (عربی) ”بازگشت” (فارسی) نگاشت، که پیش تر هم اشاره کردیم.
فرمان : حکمی است که از سوی شخص و مقام بزرگ کشوری یا لشگری جهت انجام امور با مسئولیت های خطیر صادر می شود
قـانـون : سلسله قواعدی که شکل حکومت و سازمان قوای سه گانة کشور و حقوق مردم و تکالیف آنان را در برابر دولت و مقررات اداری مشخص می‌کند، قانون می‌نامند. قانون چارچوبی کلی است که‌ایین نامهها، مرام نامهها، اساس نامهها و دستورالعمل ها و دیگر مقررات اداری نباید با آن مغایر باشد و همة آنها باید در چارچوب قانون، تهیه و تدوین شود.
قـائـم مقـام : فردی را که در غیاب رئیس یا مسؤول هر سازمان و مؤسسه عهده دار تمام یا قسمتی از اختیارات وی میشود، قائم مقام می‌نامند.
قول نامه : نوشته ای که امضا کنندگان آن قول به انجام رساندن معامله را با سند رسمی به یکدیگر می دهند .
کارگزینی : قسمت مهمی از هر سازمان که پرونده های کارکنان و امور مربوط به آنها از قبیل رسیدگی به حقوق ، ترفیع پایه ، تعیین و اعلام محل خدمت و کارهایی از این دست را در اختیار و حوزه خود دارد و در چارچوب قانون و زیر نظر مقام بالاتر به این امور می پردازد کارگزینی خوانده می شود .
گزارش کار : نگارش اخبار ، اطلاعات ، دیده ها ، شنیده ها ، حقایق ، رویدادهد ،عملکرد ها ، نارسایی های سازمان و تجزیه وتحلیل منطقی آنها به منظور رسیدن به راه حل های درست است .
لایحه : پیش نویس قوانین را که از طرف هیات دولت برای بررسی و تصویب به مجلس شورای اسلامی ارائه می شود لایحه می گویند .
ماموریت : تکلیفی را که از طرف مراجع ذی صلاح به صورت شفاهی یا کتبی و به منظور بررسی و انجام کاری به فرد یا تشکیلاتی معین داده می شود ماموریت می گویند
مـتـبـوع : واژه‌ای عربی و اسم مفعول و به معنای ”پیروی شده” یا ”تبعیت شده و اطاعت شده” در برابر ”تابع” است که همراه کلمه هایی چون : اداره، وزارت، دولت، کشور و ریاست به کار میرود، نظیر : ادارة متبوع، وزارت متبوع، کشور متبوع، ریاست متبوع و غیره . بدیهی است املای این کلمه نباید با واژة ”مطبوع” (دلپسند) اشتباه شود.
مدیریت : سومین سطح سازمانی است که انجام بخشی از وظایف معاونت یا دستگاه را در زمینه فعالیت های مطالعاتی ، تحقیقاتی و اجرایی بر عهده دارد و در مقایسه با دفتر و اداره کل از نظر اندازه و حدود فعالیت ها در حد نازلتری است . در برخی سازمانها و مؤسسات، واحدهای اداری گوناگونی. مسؤولیت حوزه‌ای مشخص را با شماری کارمند و زیر نظر رئیس یا مسؤول آن مؤسسه بر عهده دارند که‌این واحدها را مدیریت و مسؤول آنها را مدیر می‌نامند. نباید فراموش کرد که کلمات : ”مدیریت” ، ”معاونت” ، ”ریاست” ، ”فرماندهی” و نظایر آن مصدر است و نباید آنها را برای اسم ذات (شخص) به کار برد
مسوولیت مستقیم و غیر مستقیم : هرگاه مسئول و مقام بالاتر بدون واسطه ،در کار و برنامه رده های پایین تر دخالت و نظارت داشته باشد و امر و نهی کند مسئولیت مستقیم و اگر با واسطه و غیر مستقیم بر کار زیردست نظارت داشته باشد مسئولیت غیر مستقیم است .
مکاتبات اداری : به مجموعه مبادلات اداری در شکل های مختلف ، مکاتبات اداری می گویند . هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج وزارت خانه ، سازمان یا موسسه مورد استفاده قرار می گیرد.
مقررات : مجموعه مصوباتی که برای هماهنگی ، اداره و نظم در امور ، توسط یک جمع صلاحیت دار تهیه و تدوین می شود و خلاف قانون کلی حاکم بر نظام حکومتی نیست مقررات نامیده می شود .
نامه ادار ی : نامه های رسمی وقتی در یک اداره وارد و ثبت شوند اداری نامیده می شود
نامه های برون سازمانی : نامه هایی که از یک سازمان یا موسسه یا وزارت خانه به خارج از آن سازمان یا اداره نوشته می شود
نامه خبری : در این نامه نتیجه کار یا خبری به اطلاع گیرنده می رسد
نامه درخواستی : نامه هایی که حاوی درخواست و تقاضا از واحد هم سطح یا بالاتر باشد
نامه های درون سازمانی : نامه هایی که در داخل یک سازمان ، اداره یا بخش بین واحدهای مختلف نوشته یا رد و بدل می شود
نامه های رسمی : نامه هایی که به طور رسمی و با آداب خاصی میان افراد یا سازمان ها و یا دوسازمان نوشته می شود
نامه عادی : نامه های معمولی که میان ادارات رد و بدل می شوند و درجه اهمیت پایین تری دارند .
نامه غیر عادی : نامه هایی که درجه اهمیت و امنیت بالاتری دارند
نامه غیر عادی غیر مستقیم : نامه هایی که جز رئیس ، مسئولان ذیربط نیز حق بازکردن و رسیدگی به آنها را دارند
نامه غیر عادی مستقیم : نامه هایی که بدون واسطه و تنها رئیس یا مسئول اداره حق بازکردن آنها را دارند
وکالت نامه : وکالت عقدی است که به موجب آن یکی از طرفین طرف دیگر را برای انجام امری نایب خود می کند
هـامـش : واژه‌ای است عربی و در لغت به معنای حاشیه و مرز، در برابر انضباط متن نامه و کتاب و در اصطلاح اداری مترادف با ”پی نوشت” و ”حاشیه” است.
بخش : بخش، مجموعه‌ای کوچک‌تر از اداره است که زیرنظر آن کار می‌کند و ممکن است خود شامل چند زیر مجموعة دیگر با عنوان ”دایره” باشد.
ضـابطه یا ضوابـط اداری : چارچوب و مقررات و حدود تعیین شده برای امور گوناگون هر سازمان و مؤسسه را که مراجع یا مقامات ذی صلاحی در نظر گرفته اند، ضابطه یا ضوابط اداری می‌نامند.
کمیـسیون : کمیسیون، واژه‌ای فرانسوی است و به معنای مجموعة افراد منتخب هر سازمان یا تشکیلات است که برای بررسی و دنبال کردن موضوع یا مسئله‌ای خاص گردهم می‌آیند.
گـردش کـار : شروع و بررسی و تجزیه و تحلیل کارهای انجام شده دربارة برنامه‌ای ویژه را که همراه با پیشنهاد برای تصمیم مقتضی به ردة بالاتر می‌فرستند، ”گردش کار” می‌نامند.
لایـحه : پیش نویس قوانین تسلیم شده از طرف هیئت دولت به مجلس را ”لایحه” می‌نامند. تا زمانی که‌این لوایح به تصویب مجلس نرسیده است، ”لایحه” نام دارد، اما پس از آن ”تصویب نامه” است.
مسـؤولیت مستـقیم یـا غـیرمسـتقیم : هرگاه مسؤول و مقام بالاتر بدون واسطه، در کار و برنامة رده های پایین تر مداخله و نظارت کند و امر و نهی نماید، مسؤولیت مستقیم و اگر با واسطه و غیرمستقیم بر کار زیردست خود نظارت کند، مسؤولیت غیرمستقیم دارد.
