نظارت ، کنترل، ارزیابی و بازرسی(1)
بسم الله الرحمن الرحیم
نظارت ، کنترل، ارزیابی و بازرسی(1)
حسین حیدری تبار(استرون)
کارشناس ارشد مدیریت آموزشی
چکیده
وجود شباهت های مفهومی بین نظارت ، کنترل، ارزیابی و بازرسی و کاربرد رایج آن ها در گفتگوها ( غلط مصطلح ) موجب شده است که بعضی صاحب نظران ( به رغم اذعان به وجود تفاوت های مفهومی و عملی بین آن ها ) مفاهیم مذکور را هم معنی و مترادف به کار ببرند . که این امر می تواند موجب تسری و تعمیم آثار سوء یا حداقل ادراک منفی که افراد نسبت به یک متغیر دارند ، به متغیر دیگر منتقل گردد . لذا در این نوشتار تلاش شده است ضمن بیان معنی لغوی و تعاریف واژه های فوق ، آن ها را با هم مقایسه و برای هر یک ویژگی های خاصی ارایه شود .
واژه های کلیدی : نظارت ، کنترل، ارزیابی( ارزشیابی) و بازرسی .
مقدمه
صاحب نظران اداره سازمان ها می گویند : اگر نمی توانید چیزی را اندازه گیری کنید ، فراموشش نمایید . یعنی اگر مدیریت نتواند نشان دهد که : چه کاری انجام می شود ؟ چگونه انجام می شود ؟ به وسیلة چه کسانی و به چه منظوری انجام می شود ؟ آیا منطبق با برنامه ها و در جهت کسب هدف انجام می شود ؟ آیا فعالیت ها قابل اندازه گیری هست ؟ ( 1 )
هر سازمانی جهت تحقق اهدافی موجودیت می یابد . و رفتار افراد شاغل در آن تابع موازین و مقرراتی است . و محقق شدن اهداف نیز در گرو رفتار درست افراد در راستای اجرای برنامه ها می باشد . لذا اجرای صحیح برنامه ها و رفتار مطلوب کارکنان وظیفه سنگین و کلیدی است که بایستی از طریق مراقبت دقیق و مستمر فرآیند کار ، مقایسه وضع موجود با وضعیت مطلوب و اصلاح و بهبود حاصل گردد .
یکی از وظایف اساسی مدیریت ؛ نظارت ، کنترل، ارزیابی و بازرسی است که بدون آن تحقق اهداف مدیریت امکان پذیر نخواهد بود . به طوری که بدون توجه به این جزو ، سایر اجزای مدیریت ، مثل ؛ برنامه ریزی ، سازماندهی و هدایت نیز ناقص بوده و تضمینی برای انجام درست آن ها وجود ندارد . در حقیقت زمانی که یک برنامه تهیه شد و برای اجرای آن سازماندهی به عمل آمد و رهبری و هدایت آن مشخص شد ، انتظار این است که هدف های برنامه تحقق پیدا کند و در اجرای برنامه ، اطمینان وجود داشته باشد که روند حرکت دقیقاً به سوی اهداف تعیین شده می باشد . گاهی ممکن است حتی جزئیات برنامه به صورت دقیق اجرا گردد اما جهت گیری کلی در اجرای برنامه دارای انحراف بوده و ما را از هدف دور سازد . اطمینان از این که اجرای برنامه و هدایت آن درست صورت می گیرد و در صورت مشاهده انحراف ، اقدام لازم برای تصحیح آن به عمل می آید ، نیازمند فرآیندی است که آن را نظارت و کنترل می نامند. ( 2 )
شاید به جرات بتوان ادعا کرد انجام هیچ فعالیتی در سازمان قرین توفیق نخواهد بود مگر این که کنترل و ارزیابی های لازم نسبت به آن به عمل آمده باشد . به کمک کنترل است که مدیریت نسبت به نحوه تحقق هدف ها و انجام عملیات آگاهی یافته و قدرت پی گیری و عند الزوم سنجش و اصلاح آن ها را پیدا می کند. کنترل و ارزیابی ابزار کار مدیران در رده های مختلف سازمانی از مراتب عالی تا رده های سرپرستی است و لزوم آن را در مراتب مختلف به سادگی می توان احساس کرد . سازمان بدون وجود یک سیستم موثر کنترل در تحقق ماموریت های خود موفق نبوده و نمی توان از منابع خود به درستی استفاده کند . ایجاد فرایند کنترل و ارزیابی به تفکر خلاق نیاز دارد، چه سوال هایی باید پرسیده شود ؟ چگونه می توان به پاسخ آن ها دست یافت ؟ ارزیابی و کنترل همچنین به توجه دقیق و تفصیلی درباره روش ها و شیوه تحلیل اطلاعات نیاز دارد . ( 3 )
بنابراین این نظارت بر عملکرد و اداره منابع انسانی سازمان ها ضرورت یافته و عنوان برنامه رسمی و منظمی که جهت سنجش هزینه ها ، منافع اداره سازمان ها و امور کارکنان تنظیم شده و امکان مقایسه کارآیی و اثربخشی سازمان و کارکنان را با برنامه ها و عملکرد گذشته سازمان تعریف می نماید . منظور اساسی از نظارت و سنجش برنامه ها و فعالیت های سازمان ها و افراد ، تدارک اطلاعات جهت بازخورد و در نهایت بهبود امور کارکنان است . ( 1 )
شاید مهم ترین مسئله ای که وجود کنترل را ضروری می سازد ، آن است که پیش بینی ها و برنامه های عملیاتی در سازمان همواره با درصدی از خطا توام است و برای رفع این خطاها و اصلاح عملیات ، کنترل تنها راه چاره است . ( 4 ) گر چه ضرورت و اهمیت انجام دادن نظارت ، کنترل، بازرسی و ارزیابی برنامه ها ، فعالیت ها و افراد بر کسی پوشیده نبوده و باوری است فراگیر ، اما ؛ همان گونه که در مطالب فوق نیز مشاهده می شود ، بعضی بین مفاهیم مذکور تفاوتی ( شاید هم با اغماض ) قایل نشده و حتی هم معنی و مترادف به کار می برند . در این نوشتار سعی بر آن خواهد بود که علاوه بر نقل تعاریف مختلف نتیجتاً به ارایه مرز بندی ما بین آن ها ( نظارت ، کنترل ، ارزیابی و بازرسی ) بپردازیم .
