نظارت ، کنترل، ارزیابی و بازرسی(3)
کنترل Control
معنی لغوی کنترل
در فرهنگ انگلیسی به فارسی آریانپور واژه control چنین معنی شده است : کنترل کردن ، نظارت کردن ، تنظیم کردن ، بازرسی ، کنترل ، بازبینی ، کاربری . ( 23 ) همچنین در فرهنگ فارسی معین به معنی بازرسی و تفتیش آمده است . ( 21 )
تعریف کنترل
تعاریف متعددی از کنترل ارایه گردیده که در ذیل به‌طور مختصر به‌برخی از آن‌ها اشاره می‌گردد .
1 - کنترل یعنی بررسی این که همه چیز بر طبق قوانین و دستورهایی که قبلا تعیین‌شده بود، انجام می‌شود یا خیر .
2 - کنترل فرایند حصول از تحقق کارآمد اهداف سازمان است .
3 - کنترل عبارت است از توجه به‌نتایج کار ( بازخورد ) و پی گیری برای مقایسه فعالیت‌های انجام شده با برنامه‌ها و اعمال اصلاحات مقتضی در مواردی که ازانتظارات انحرافی صورت گرفته است .
4 - فراگرد کنترل ، میزان پیشرفت در جهت هدف‌ها را اندازه‌گیری می‌کند ومدیران را قادر می‌سازد انحراف از برنامه را به‌هنگام تشخیص دهند و اقدامات‌اصلاحی را به‌عمل آورند .
5 - کنترل ، تلاش منظمی در جهت رسیدن به‌اهداف استاندارد ، طراحی سیستم بازخورد اطلاعات ، مقایسه‌ی اجزای واقعی با استانداردهای از پیش تعیین شده وسرانجام ، تعیین انحرافات احتمالی و سنجش ارزش آن ها بر روند اجرایی است که‌حداکثر کارآیی را در بر می‌گیرد .
6 - نظارت و کنترل به‌معنی بازدید و مراقبت از طرز پیشرفت اجرای عملیات درمقایسه با وضع مطلوب و تغییر و تصحیح عملیات به‌منظور جلوگیری از انحراف ازتحقق اهداف سازمان آموزشی است .
7 - کنترل عبارت است از حصول اطمینان از اجرای درست برنامه‌ها . ( 5 )
8 – فایول کنترل را در معنای روش یا وسیله ای به کار می برد که صحت انجام امور را طبق طرح و نقشه مصوبه و تصمیمات متخذه ، احکام صادره و اصول مستقر بررسی نماید . فایول برای یک کنترل موثر در معنای فوق تحقق چهار شرط را لازم می پندارد .
اول این که کنترل با سرعت توام باشد ، دوم پی گیری گردد ، سوم این که ضمانت اجرا داشته باشد و بالاخره چهارم این که حاوی تدابیر و مقرراتی باشد که از تکرار انحرافات جلوگیری نماید . ( 6 )
9 – کنترل عبارت است از مطابقت مراحل مختلف عملیات با اهداف از پیش تعیین شده و حصول اطمینان از پیشرفت مطلوب امور می باشد . ( 7 )
10 - کنترل فعالیتی است که ضمن آن عملیات پیش بینی شده با عملیات انجام شده مقایسه می شوند و در صورت وجود اختلاف و انحراف بین آن چه باید باشد و آن چه هست به رفع و اصلاح آن ها اقدام شود .
11 - کنترل عبارت است از فعالیتی منظم که ضمن آن نتایج مورد انتظار در قالب استانداردهای انجام عملیات معین می شوند ، سیستم دریافت اطلاعات طراحی می گردد ، عملیات پیش بینی شده و انجام شده با هم مقایسه می گردند ، اختلافات و انحرافات مشاهده شده ارزیابی و میزان اهمیت آن ها مشخص می شوند ، و سرانجام اصلاحات لازم برای تحقق هدف ها و ماموریت های سازمان انجام می گیرند . ( 8 )
12 – کنترل فرآیندی است که مدیر از طریق آن ، تطابق عملیات انجام شده را با فعالیت های برنامه ریزی شده می سنجد . ( 9 )
13- کنترل به معنای حفظ و اصلاح موازینی که مظهر عملیات مطلوب است به کار رفته است ، این موازین ممکن است محسوس و یا نامحسوس ، مبهم یا مشخص باشد . ( 15 )
14- کنترل عبارت است از یک کوشش منظم در ایجاد ضوابط عملیاتی بر اساس اهداف برنامه ، جهت طراحی یک سیستم باز اطلاعاتی به منظور مقایسه عملیات انجام یافته با استانداردهای از پیش تعیین شده که در صورت وجود انحراف میزان آن مشخص شود و در نتیجه هر نوع اقدام انجام گیرد تا اطمینان حاصل گردد که منابع به موثرترین شکل در نیل به اهداف سازمان به کار گرفته شده است . ( 15 )
15- کنترل عبارت است از توجه به نتایج کار و پیگیری برای مقایسه فعالیت های انجام شده با برنامه ها و اعمال اصلاحات مقتضی در مواردی که از انتظارات ، انحرافی صورت گرفته است . ( 15 )
16 - کنترل تلاشی است منظم جهت رسیدن به اهداف استاندارد ، طراحی سیستم بازخورد اطلاعات ، مقایسه اجزای واقعی با استانداردهای از پیش تعیین شده ، تعیین انحرافات احتمالی و سنجش ارزش آن ها بر روند اجرایی که در بر گیرنده حداکثر کارایی است . (15 )
17 - وظیفه مدیریتی نظارت عبارت از سنجش و اصلاح عملکرد برای بدست آوردن این اطمینان است که هدف های سازمان و طرح های اجرایی آن با کامیابی به انجام رسیده است . نظارت وظیفه هر مدیر از ریاست عالی مؤسسه تا سرپرست و مدیران پایه است . ( 15 )
18- کنترل عبارت است از فعالیتی منظم که ضمن آن نتایج مورد انتظار در قالب استانداردهای انجام عملیات معین می شوند ، سیستم دریافت اطلاعات طراحی می گردد و عملیات پیش بینی شده و انجام شده با هم مقایسه می گردند ؛ اختلاف و انحرافات مشاهده شده ارزیابی و میزان اهمیت آن مشخص می شود و سرانجام اصلاحات لازم برای تحقق هدف ها و ماموریت های سازمان انجام می گیرد . ( 15 )
19- کنترل عبارت است از تصمیم گیرها و برنامه ها از زمان اجرای آن ها و اقدامات لازم برای جلوگیری از انحرافات عملیات نسبت به هدف های برنامه و تصحیح انحرافات احتمالی به وجود آمده . ( 15 )
20 - کنترل حصول اطمینان از این که هدف ها و مقاصد سازمان همه روزه جامه ی عمل به خود . ( 12 ) 21 - کنترل عبارت است از تعیین معیارهای عملکرد برای افراد ، اندازه گیری عملکرد و مقایسه آن با معیارها ، و اقدام برای تصحیح نقاط ضعف و پرداختن به مسائل موجود . ( 12 )
22- کنترل کردن وظیفه ی مدیریتی ارزیابی کوشش کارکنان و انجام اقدامات اصلاحی برای حصول اطمینان بیش تر از دست یابی به هدف های سازمان است . ( 12 )
23- عبارت است از ، مجموعه تلاشی منظم در جهت رسیدن به اهداف از پیش طراحی شده از طریق بازخور اطلاعات ، عملیات واقعی با استانداردهای از پیش تعیین شده و سرانجام تعیین انحرافات احتمالی و سپس تصحیح آن ها در راستای اهداف . ( 16 )
24- کنترل فرایندی است که عملکرد جاری را به منظور حصول اطمینان از این که منجر به وصول هدف های از پیش تعیین شده می شود ، اندازه گیری می کند . ( 16 )
25- کنترل به معنی بازگردانیدن سیستم به شکل درست و مطلوب آن از طریق کارهای تصحیح کننده که یک جریان عملیاتی و اجرایی می باشد . ( 16 )
26- کنترل تلاشی است منظم با توجه به هدف های از پیش تعیین شده ، استانداردهای عملکرد را مشخص می کند ، عملکرد واقعی را با معیارهای معین مقایسه می کند ، انحرافات و درجه اهمیت آن ها را تعیین کرده و اقدامات اصلاحی را در صورت لزوم معمول می دارد . ( 16 )
27- کنترل تلاش منظمی است در جهت رسیدن به اهداف استاندارد ، طراحی سیستم بازخورد اطلاعات ، مقایسه اجزای واقعی با استانداردهای از پیش تعیین شده و سرانجام تعیین انحرافات احتمالی و سنجش ارزش آن ها بر روند اجرایی که در بر گیرنده حداکثر کارایی است . ( 13 )
28- کنترل یعنی بررسی میزان تحقق اهداف برنامه در اجرا و بررسی دلایل عدم تحقق اهداف و انحرافات از برنامه . کنترل شامل مراحل ذیل می باشد : 1- برپایی استانداردها و حدود انتظارات 2- ارزیابی عملکرد جاری نسبت به استانداردها و یا حدود انتظارات و تعیین انحرافات 3- اصلاح انحرافات . ( 14 )
29- کنترل عبارت است از مقایسه عملیات پیش بینی شده با عملیات انجام شده در سازمان که در صورت وجود اختلاف ، نسبت به اصلاح آن ها اقدام می شود . یا این که کنترل تلاش منظمی است که همواره فعالیت های انجام شده در سازمان را با معیار یا استاندارد کار ( اهداف ) می سنجد . پس از سنجش می توان سه حالت را مشاهده کرد :
1 ) عملیات با اهداف و برنامه های پیش بینی شده برابر است که نشانگر فعالیت مطلوب سازمان است .
2 ) عملیات انجام شده کمتر از فعالیت هایی است که در اهداف و برنامه ها پیش بینی شده است که در این صورت لازم است انحرافات ارزش گذاری شده و نقاط ضعف عملیات معلوم و اصلاح شود .
3 ) عملیات انجام شده بیش از طرح و برنامه ها باشد که در این صورت لازم است پس از مطالعه عوامل توفیق ، نسبت به اصلاح برنامه ها و طرح های پیش بینی شده اقدام کنیم . ( 14 )
30 - کنترل را می توان فرایند بازبینی فعالیت ها برای کسب اطمینان از انجام فعالیت ها بر طبق برنامه دانست ، این فرایند شامل اصلاح کردن هر کاستی چشم گیر و انحرافی نیز می شود . ( 3 )
31 - کنترل و نظارت عبارت است از فعالیتی که ضمن آن نتایج مورد انتظار در قالب استاندادهای انجام عملیات معین می شوند ، سیستم دریافت اطلاعات طراحی می گردد ، عملیات پیش بینی شده و انجام شده با هم مقایسه می گردند ، اختلافات و انحرافات مشاهده شده و ارزیابی و میزان اهمیت آن ها مشخص می شوند ، و سرانجام اصلاحات لازم برای تحقق هدف ها و ماموریت های سازمان انجام می گیرند . ( 3 )
32 - کنترل و نظارت عبارت است از : ارزیابی تصمیم گیری ها و برنامه ها از زمان اجرای آن ها و اقدامات لازم برای جلوگیری از انحراف عملیات نسبت به هدف های برنامه و تصحیح انحرافات احتمالی به وجود آمده ( همان طور که در این تعریف ملاحظه می گردد ، ارزشیابی جزیی از نظارت و کنترل به حساب می آید . ( 2 )
33 - فراگرد کنترل میزان پیشرفت در جهت هدف‌ها را اندازه‌گیری می‌کند و مدیران راقادر می‌سازد که انحراف از برنامه را به‌موقع تشخیص دهند و اقدامات اصلاحی یاتغییرات لازم را به‌عمل آورند .
همچنین ایشان فراگرد کنترل را شامل چهار مرحله می‌داند:
1 ) تعیین ملاک‌ها و روش‌های سنجش و اندازه‌گیری فعالیت‌ها
2 ) نظارت عملکرد و فعالیت‌ها و سنجش و اندازه‌گیری آن ها
3 ) مقایسه‌ی نتایج حاصله از سنجش عملکردها با ملاک‌ها و هدف‌های تعیین‌شده .
4 ) اقدام برای تصحیح عملکردها. ( 4 )
34 - کنترل مدیریت حصول اطمینان از اثربخشی و کارایی استفاده از نیروی انسانی است . ( 33 )
35- کنترل مدیریتی فرآیندی است جهت حصول اطمینان از اینکه فعالیت های انجام شده با فعالیت های برنامه ریزی شده مطابقت دارد . ( 34 )
36- کنترل مدیریتی تلاشی منظم است برای تعیین استانداردهای اجرای عملیات در جهت هدف های برنامه ریزی ، طراحی سیستم های بازخورد اطلاعات ، مقایسه ی عملیات اجرا شده با استانداردهای پیش بینی شده ، تعیین میزان انحرافات و سنجش اهمیت آن ها ، و اجرای هر اقدام ضروری برای اطمینان از این که با مؤثرترین ، و کارآمدترین شیوه از کلیه ی منابع موجود برای تحقق هدف های مشترک استفاده شده است . ( 34 )
37 – کنترل : کنترل فعالیت ها و عملکردها به گونه ای که در مسیر استاندارد و تحقق هدف های سازمان باشد . ( 36 )
